Les archives de l’AIAIPHL sont constituées de tous les documents reçus ou produits par l’Association dans le cadre de son activité, quels que soient leurs dates ou leurs supports.

Ces documents sont de deux types principaux selon qu’ils présentent un intérêt documentaire historique voire patrimoniale (notamment les livres de garde) ou un intérêt légal obligatoire (documents administratifs).

L’Association a, depuis 2013, reconsidéré la conservation de ses archives et celles-ci sont classées de la manière suivante :

A- Tous les documents émis avant le 1er janvier 2014 sont conservés :

1- Aux Archives Municipales de Lyon pour les livres de garde et les documents administratifs antérieurs à l’année 2014 ( cf. procédure "Consultation des archives" ci-dessous).
2- Dans le local de réunion de l’Association de l’hôpital E. Herriot

a) pour les documents administratifs comportant des signatures émis depuis le 1er janvier 2014.
b) pour les publications de l’association (livres, DVD, cassettes VHS ) quelles que soient leurs dates d’émission
Ces documents sont consultables dans notre local en s’adressant au Président ou au Secrétaire de l’Association.

B- Les documents émis après le 1er janvier 2014 sont archivés dans une rubrique « Archives » du site aiaiphl.com, seulement accessible par les membres du bureau ayant reçu une autorisation, sauf les documents comportant des signatures (listes de présence, procurations, etc …) qui sont conservés dans notre local (cf. ci-dessus §2b).
De plus, est conservé aussi sous sa forme originale papier tout document présentant, seulement sous cette forme, un intérêt incontestable.